Как писать деловые письма: краткое руководство
1. Адрес электронной почты
— Используйте простой адрес с фамилией (например, ivanov@gmail.com).
— Избегайте неформальных или экзотических сервисов (например, super4uvak@lala.ru).
2. Тема письма
— Всегда указывайте тему, чтобы получатель сразу понял суть письма.
— Короткие заголовки предпочтительнее, но длина не критична.
3. Приветствие
— Используйте нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день».
— Избегайте шаблонов вроде «Доброго времени суток!».
4. Копии (СС) и переписка
— Представляйте новых участников, если добавляете их в переписку.
— Следите за кнопками «Ответить» и «Ответить всем», чтобы не нарушить логику обсуждения.
5. Стиль общения
— Будьте вежливы, избегайте «ты» без разрешения.
— Подстраивайтесь под стиль собеседника.
6. Написание «Вы»
— К одному человеку — с прописной буквы («Вы»), к нескольким — со строчной («вы»).
— Не настаивайте на своем варианте, если собеседник пишет иначе.
7. Длина письма
— Краткость ускоряет ответ. Одно письмо — один вопрос.
8. Оформление текста
— Используйте стандартные шрифты (без Comic Sans).
— Выделяйте важное полужирным, но избегайте цветов и Caps Lock.
9. Смайлики
— Лучше не использовать, если только собеседник не делает это первым.
10. Вложения
— Указывайте, какие файлы прикреплены.
— Используйте распространенные форматы (PDF, DOCX) и разумный объем (до 10–12 МБ).
11. Завершение письма
— Подпись: имя, фамилия, контакты (телефон, LinkedIn для работы).
— Простые заключительные фразы: «До свидания», «Хорошего дня».
Следуйте этим правилам, чтобы ваши письма выглядели профессионально и вызывали доверие.